En virtud de la Ley 1581 de 2012 (Art. 17 Lt. k y Art. 18 Lt. f) y del Decreto 1377 de 2013 (Art. 13.) mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, SOMEDE LTDA IPS –SST en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus grupos de interés conformado por los usuarios , colaboradores, clientes y proveedores, información que se ha obtenido en el desarrollo de su actividad misional de prestar servicios de salud y seguridad en el trabajo, por lo cual se compromete con el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las personas e informa a su grupo de interés que adopta las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales.
Esta Política de Protección y Privacidad de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de SOMEDE LTDA, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.
La Institución Prestadora de Servicios de Salud y Seguridad en el trabajo SOMEDE LTDA", identificada con NIT. 900146367-1 con domicilio Principal en la ciudad de Bogotá, Calle41 No. 21- 29, Correo Electrónico: gerencia@somedelimitada.com, PBX 2875705 Ext. 102, es la responsable del tratamiento de los datos obtenidos de sus diferentes grupos de interés.
SOMEDE LTDA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta,almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación.
"SOMEDE LTDA IPS -SST", en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante llamáremos titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, y comercial ) aplicando las siguientes políticas:
1. "SOMEDE LTDA IPS -SST", está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
2. "SOMEDE LTDA IPS -SST", solicita a los titulares de la información los datos necesarios para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normativa vigente que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud. La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular.
3. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
4. "SOMEDE LTDA IPS -SST", solicitará a los titulares los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, y comercial ). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento..
5. "SOMEDE LTDA IPS -SST", velará por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los menores de edad, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles.
Según el titular de los datos (usuario, cliente, colaborador, proveedor), se incluye:
Los titulares cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de SOMEDE LTDA tienen los siguientes derechos, los cuales podrán ejercer en cualquier momento sus usuarios, clientes, proveedores y demás:
1. Garantizar al usuario el pleno y efectivo derecho constitucional de habeas data.
2. Mantener la información en condiciones de seguridad y privacidad.
3. Hacer uso de la información para los fines misionales y previstos en la ley.
4. Tramitar de manera oportuna los reclamos que tengan los usuarios frente a la información consignada en la base de datos.
5. No vender, circular o intercambiar la base de datos de sus usuarios, sin causa legal o contractual que lo justifique.
6. Se debe conservar prueba del cumplimiento de la información suministrada al Titular, y cuando éste lo solicite, entregarle copia de esta.
7. Al momento de solicitar al Titular la autorización "SOMEDE LTDA IPS -SST" deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente: El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad. Los derechos que le asisten como Titular. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
8. El uso de los datos personales de los menores de edad deberá cumplir con el requisito de responder y respetar los derechos prevalentes de este grupo poblacional, y sus derechos fundamentales.
9. El representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización para el tratamiento de los datos personales del menor.
La Direcccion cientifica de SOMEDE LTDA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de SOMEDE LTDA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la dirección cientifica y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
Para bases de datos relacionadas con usuarios : dirección científica
Para bases de datos relacionadas con colaboradores, proveedores: y clientes: dirección administrativa y financiera
Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas.
Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que SOMEDE LTDA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por SOMEDE LTDA, tales como:
Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por SOMEDE LTDA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
No será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
La entrega de la información que reúna las condiciones establecidas en el Art. 13 de la Ley 1581 de 2012, podrá suministrarse a las siguientes personas:
Se realizarán a:
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SOMEDE LTDA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a menores de edad, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los menores de edad y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, SOMEDE LTDA deberá obtener la Autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
Atención y respuesta a peticiones y consultas:
¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SOMEDE LTDA., a través de los medios indicados más adelante:
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
SOMEDE LTDA. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a SOMEDE LTDA Calle 41 N° 21 – 29 la soledad. Solicitud presentada al correo electrónico: infodatos@somedelimitada.com.
Atención y respuesta por parte de SOMEDE LTDA
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Atención y respuesta a quejas y reclamos:
¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SOMEDE LTDA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos
SOMEDE LTDA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
Atención y respuesta por parte de SOMEDE LTDA, Si la queja o reclamo se presentan incompletos, SOMEDE LTDA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se acceda o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de SOMEDE LTDA ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como "cookies", a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de SOMEDE LTDA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las "cookies", de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
SOMEDE LTDA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SOMEDE LTDA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.
SOMEDE LTDA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de SOMEDE LTDA y sus Encargados.
SOMEDE LTDA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 18 de abril de 2013.
